Der Countdown läuft! – Ab 27.11.2020 XRechnung für öffentliche Aufträge

Der Countdown läuft! – Ab 27.11.2020 XRechnung für öffentliche Aufträge

Elektronische Rechnungen

Es dauert nicht mehr lange, dann sind Rechnungen wie wir sie heute kennen Geschichte. Am 27.11.2020 ist der Tag X für Rechnungen im traditionellen Papier- oder E-Mail-Format gekommen – zumindest, wenn es um öffentliche Aufträge geht.

Mit der XRechnung hält die Digitalisierung Einzug in einen weiteren wichtigen Teil des Geschäftslebens – die Rechnungsstellung. Eines ist sicher: Digitale Lösungen werden die Praxis bei der Fakturierung in vielerlei Hinsicht verändern, sie revolutionieren. Die Frage ist an dieser Stelle nur: Ist Ihr Unternehmen fit, den nächsten Schritt in Richtung Zukunft zu gehen?

Startschuss für XRechnung

Im Bereich der öffentlichen Aufträge steht die XRechnung aktuell in den Startlöchern und wird schon bald den Standard darstellen. Ab dem 27.11.2020 ist es für öffentlich beauftragte Unternehmen Pflicht, ihre Rechnungen elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Ausgenommen sind nur Direktaufträge bis zu einem Wert von 1.000 EUR sowie einige Spezialfälle.

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Damit bleibt der ursprünglich geplante Stichtag erhalten – ein Aufschub aufgrund der Herausforderungen der Corona-Pandemie wurde nicht beschlossen. Teilweise gewähren einzelne Bundesländer allerdings Übergangsfristen, die Sie auf einer interaktiven Karte hier einsehen können: https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/#info

Außerdem gibt die Karte auch Auskunft darüber, in welchen Bundesländern alternative E-Rechnungsformate akzeptiert werden. Als Beispiel ist hier u.a. ZUGFeRD 2.1 (ZUGFeRD 2.1.1 und Factur-X 1.0) gemäß der Norm EN1693 zu nennen.

Was genau ist eigentlich die XRechnung?

Die sogenannte XRechnung ist eine Form der elektronischen Rechnung, die auf einer XML-Datei basiert. Sie beinhaltet eine Reihe von systematisch angeordneten Datensätzen, die nach klaren Methoden erfasst werden. Der Vorteil der Lösung liegt vor allem darin, dass XRechnungen komplett automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Beim Format der XRechnung handelt es sich um die deutsche Umsetzung einer EU-Richtlinie (2014/55/EU), die europaweit für einheitliche Standards bei der Rechnungsstellung sorgen soll. Seit dem 18.04.2020 werden XRechnungen von allen öffentlichen Auftraggebern in Deutschland akzeptiert. Ab Ende dieses Monats (27.11.20) ist die elektronische Rechnungserstellung bei staatlichen Aufträgen verpflichtend.

Der Stichtag steht damit quasi vor der Tür – der Countdown läuft! Nachfolgend haben wir für Sie eine Checkliste zur XRechnung zusammengestellt. Mit Clostermann & Jasper können Sie deshalb den Neuerungen entspannt entgegensehen.

Checkliste zur XRechnung 

  1. Zählen öffentliche Auftraggeber zu Ihrem Kundenstamm?
    Wichtig: Die XRechnung ist auch bei Unternehmen mit einer mehrheitlichen Beteiligung von Bund und Ländern zukünftig Pflicht.
    Beispiele für öffentliche Kunden sind beispielsweise Schulen, Kindergärten oder auch die Polizei.Für das Land Bremen sind hier weitere Informationen verfügbar.
  2. In welchem Bundesland ist Ihr öffentlicher Auftraggeber ansässig?
    Je nach den Regelungen in verschiedenen Bundesländern können auch weitere Formate der E-Rechnung (wie ZUGFeRD 2.1) zulässig sein.
  3. Haben Sie sich schon bei der zentralen Rechnungsplattform des Bundes (ZRE) angemeldet?
    Eine Registrierung ist für Rechnungssender an öffentliche Stellen unbedingt erforderlich. Sie kann hier online durchgeführt werden.
  4. Ermöglicht Ihr Faktura- bzw. ERP-System die Erstellung von XRechnungsdateien?
    Falls nicht sollte umgehend Ihre Möglichkeiten prüfen. Neben mit der XRechnung kompatiblen Software-Varianten sind auch verschiedene Transferlösungen verfügbar.
  5. Was können Sie tun, wenn Ihr System noch nicht in der Lage ist, XRechnungen zu generieren?
    Die Implementierung von neuer Software in einem Unternehmen ist ein kosten- aber auch zeitintensives Projekt, das detailliert geplant werden muss. Auch Fakturierungssoftware bildet hier keine Ausnahme. Damit die Erstellung von XRechnungen auch vor größeren Umstellungen in der Infrastruktur möglich ist, gibt es mehrere kurzfristige Lösungen. Auf die folgenden Varianten können Sie aktuell unter anderem zurückgreifen:Bund und Länder verfügen in der Regel über Online-Portale zur Erstellung von XRechnungen. Für das Bundesland Bremen finden Sie hier das entsprechende E-Rechnungsportal.Eine weitere Möglichkeit bieten wir Ihnen mit der DATEV-Lösung „Smart-Transfer“. Durch dieses Verfahren können bereits existierende Rechnungsdaten zeit- und kostensparend im DATEV-Rechenzentrum in XRechnungen umgewandelt werden. Zudem werden die XRechnungen auch auf direktem Wege dem Kunden zugeschickt. Clostermann & Jasper unterstützt Sie selbstverständlich gerne bei der XRechnungserstellung per „Smart-Transfer“!
  6. Haben Sie Anspruch auf öffentliche Förderungen bei der Einführung der XRechnung?
    Bund und Länder bieten Unternehmen Förderungen an, die beispielsweise auch Beratungsleistungen bei der Einführung von digitalen Prozessen beinhalten. Genauere Informationen finden Sie auf der Website des Programms „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi).

Jetzt kann die XRechnung auch für Sie kommen! Falls es doch noch Fragen oder Handlungsbedarf in Ihrem Unternehmen gibt, stehen wir gerne zur Verfügung! Sprechen Sie uns an!

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