Die elektronische Rechnung (XRechnung) kommt!
Mit großen Schritten schreitet die Digitalisierung der Wirtschaft voran. Das betrifft in immer stärkerem Maße auch kleine und mittlere Unternehmen sowie kleinere Gewerbetreibende und Handwerksunternehmen. Eines der wichtigsten Beispiele hierfür sind die Ausgangsrechnungen eines Unternehmens. Die Geschwindigkeit der Rechnungsstellung und die Sicherheit, dass die Rechnungen den Kunden auch erreichen und von ihm bis zur Zahlung verarbeitet werden können, sind künftig fundamental. Je sicherer und schneller der Prozess, umso schneller ist der Geldfluss auf das eigene Bankkonto.
Das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung verpflichten Unternehmen, die im Rahmen öffentlicher Aufträge an den Bund Produkte liefern oder Dienstleistungen erbringen, ab einem Auftragswert von 1.000 Euro eine XRechnung zu senden. Dieses gilt für Fakturierungen ab dem 27. November 2020. Auf Länder- und Kommunenebene erfolgt die Umsetzung durch länder- bzw. kommunenspezifische Regelungen. Die Umsetzungsfristen werden von den Ländern und Kommunen eigenverantwortlich festgelegt.
Das heißt: Alle Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber haben, müssen ab Ende 2020 in der Lage sein, XRechnungen zu erstellen. Können die Betriebe diese Vorgabe nicht umsetzen und sie stellen weiterhin Papierrechnungen aus, so ist eine fristgerechte Bezahlung höchst unwahrscheinlich. Um Liquiditätsengpässe oder sogar eine Zahlungsunfähigkeit der Unternehmen zu vermeiden, bleibt ihnen daher gar keine andere Wahl als die eigenen Prozesse dafür „fit zu machen“.
Was müssen Unternehmen nun konkret tun, um digitale Rechnungen zu versenden?
Bitte prüfen Sie, ob Sie öffentliche Auftraggeber als Kunden haben. Es ist zu beachten, dass dies auch für Unternehmen gilt, an denen der Bund oder die Länder mehrheitlich beteiligt sind. Für das Land Bremen können Sie dies beispielsweise auf der folgenden Homepage nachlesen: www.finanzen.bremen.de.
Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob die Erstellung von den sogenannten XRechnungen mithilfe Ihres Faktura/ERP-Programmes möglich ist.
Ebenfalls ist eine Registrierung der Rechnungssender an der ZRE des Bundes erforderlich. Die Registrierung können Sie über den nachfolgenden Link vollziehen: xrechnung.bund.de.
Die unterschiedlichen Stände der einzelnen Bundesländer können Sie unter folgendem Link abrufen: www.verband-e-rechnung.org.
Sollte Ihr System keine XRechnungen generieren können, so besteht auf Bundes- und Länderebene die Möglichkeit sich in E-Rechnungsportalen zu registrieren und dort XRechnungen zu erstellen. Für Bremen gelangen Sie über den nachfolgenden Link zum entsprechenden E-Rechnungsportal: www.e-rechnung.bremen.de.
Hilfestellung mit „SmartTransfer“ von DATEV
Natürlich können die Betriebe in Kooperation mit Herstellern von Fakturierungssoftware langwierige und wahrscheinlich sehr teure Projekte realisieren, um dann XRechnungen erzeugen zu können. Ein solches Projekt oder der Kauf einer neuen Software kostet jedoch nicht nur eine Menge Geld, sondern auch viel Zeit des Inhabers und seiner Mitarbeiter.
Eine deutlich einfachere, zeitsparendere und günstigere Lösung bieten wir als Steuerberater den betroffenen Unternehmen mit der DATEV-Lösung „SmartTransfer“. Mittels dieses Verfahrens werden die bereits vorliegenden Fakturierungsdaten einfach und kostengünstig im DATEV-Rechenzentrum in XRechnungen konvertiert und von DATEV direkt an die Kunden verschickt.
Gerne unterstützen wir Sie tatkräftig bei der Umstellung auf die XRechnung. Sprechen Sie uns an!
