Steuerlich korrekt feiern

Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug – Betriebsveranstaltungen sind beliebte Maßnahmen zur Förderung von Teamgeist und Motivation. Doch ein aktuelles Urteil des Bundessozialgerichts (BSG vom 23.04.2024 – B 12 BA 3/22 R) zeigt: Wer bei der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung nicht genau hinschaut, riskiert teure Nachwirkungen.

Damit das Fest nicht zur finanziellen Belastung wird, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Freibetrag nutzen: Zuwendungen bis zu 110 € (inkl. USt) pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sind steuerfrei und das für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr.
• Fristen einhalten: Die Pauschalversteuerung muss spätestens bis Ende Februar des Folgejahres erfolgen. Bei früherem Austritt endet die Frist bereits zum Jahresende.
• Sozialversicherung separat betrachten: Wird die Pauschalversteuerung zu spät durchgeführt, sind Sozialversicherungsbeiträge fällig – unabhängig davon, ob das Finanzamt die Steuer noch akzeptiert.
• Dokumentation sicherstellen: Eine saubere Erfassung von Ausgaben und Teilnehmern ist essenziell, um Risiken zu vermeiden.
• Strafrechtliche Folgen bedenken: Versäumnisse können nicht nur teuer, sondern auch strafrechtlich relevant sein, selbst bei vorheriger Absprache mit dem Finanzamt.

Nehmen Begleitpersonen wie Ehepartner oder Kinder an der Veranstaltung teil, dürfen deren Kosten nicht zusätzlich steuerfrei behandelt werden. Sie sind anteilig auf den dem Mitarbeiter zustehenden 110-Euro-Freibetrag anzurechnen. Eine Vervielfältigung des Freibetrags entsprechend der Anzahl der teilnehmenden Angehörigen ist nicht zulässig.

Fazit: Wer Betriebsveranstaltungen organisiert, sollte nicht nur an das Wohl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter denken, sondern auch an die korrekte steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abwicklung. Mit klaren Prozessen und rechtzeitiger Dokumentation lassen sich Risiken vermeiden und das Fest bleibt ein Grund zur Freude.