Implexis

Endlich mehr Zeit fürs Wesentliche

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung für die implexis GmbH

Die implexis GmbH gilt als Digitalisierungsspezialist für Business-Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien. Im Mittelpunkt des Leistungsspektrums stehen ERP- und CRM-Systeme vorrangig für den Handel, moderne Arbeitsplatzkonzepte, etwa für das Intranet, sowie Cloud-Lösungen für alle Branchen. Gegründet 1993, beschäftigt der Microsoft-Premium-Partner heute über 200 Spezialisten in Nürnberg, Ansbach, Braunschweig, Hamburg, Leipzig, Stuttgart und Fort Lauderdale (USA).

„Während wir mit innovativen IT-Konzepten Digitalisierungsprojekte unserer Kunden weltweit vorantreiben, haben wir die Optimierung unserer eigenen Verwaltungsprozesse hinten angestellt“, erläutert Jens Liebenthron, Business Unit Manager Administration der implexis GmbH, die Ausgangssituation. „Um auch weiterhin erfolgreich am Markt agieren zu können, müssen wir für eine effiziente betriebswirtschaftliche Unternehmensführung digitale Technologien nutzen und mit kompetenten Partnern zusammenarbeiten.“ Seit April 2016 betreut die Clostermann & Jasper Partnerschaft das fränkische Unternehmen. Zu den Kernaufgaben der Kanzlei gehört die Umsetzung der kompletten Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Einsatz verschiedener DATEV-Tools. „Wir stehen in einem regelmäßigen Austausch mit dem Kunden, erstellen die monatliche Payroll und realisieren darüber hinaus weitere Projekte, beispielsweise individuelle Personal-Reportings und HR-relevante Kostenauswertungen“, berichtet Lars-Simon Bär, Leiter Personalservices und Entgeltabrechnung bei CJP. „Trotz der räumlichen Distanz zwischen Bremen und unserem Hauptsitz in Nürnberg funktioniert die Zusammenarbeit reibungslos. Das CJP-Team steht uns in allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite“, betont Liebenthron.

DATEV-Tools im Einsatz

Für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltungen galt es zunächst, Schnittstellen zwischen dem ERP-System von implexis und den DATEV-Anwendungen zu schaffen. Zudem schulten die CJP-Payroll- Experten das implexis-Team in der Nutzung der digitalen Personalakte sowie den Tools ‚DATEV Unternehmen online‘ und ‚DATEV Arbeitnehmer online‘.

In der digitalen Personalakte sind alle wichtigen Mitarbeiterdaten und -dokumente gesetzeskonform und revisionssicher abgelegt. Dazu gehören Verträge, Beurteilungen, Personalien oder Bescheinigungen und alle personalwirtschaftlichen Auswertungen. Zugriff darauf haben die zuständigen Personalverantwortlichen beim Mandanten. Die Dokumente sind über eine Verschlagwortung, die von den CJP-Experten für den Mandanten nach einem gemeinsamen Verschlagwortungskatalog gespeichert wurden, schnell und von jedem Standort verfügbar.

In der Anwendung ‚DATEV Unternehmen online‘ werden alle Daten, Belege und Bewegungsdaten online erfasst und zwischen Kanzlei und den verantwortlichen implexis-Mitarbeitern für eine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung ausgetauscht. Darüber hinaus sind verschiedene elektronische Auswertungen etwa der Kostenstellen möglich. Die monatlichen Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer- und Meldebescheinigungen der Sozialversicherung sind in ‚DATEV Arbeitnehmer online‘ hinterlegt. Sie können  jederzeit und ortsunabhängig von Mitarbeitern aufgerufen werden – auch zum Herunterladen.

Die Vorteile der digitalen Lohn- und Gehaltsbuchhaltung und deren Auslagerung an eine Steuerberatungsgesellschaft liegen auf der Hand: „Unsere Prozesse sind deutlich schlanker und dadurch effizienter geworden. Zudem konnten wir die Fehlerquote durch eine automatisierte Datenübertragung verringern“, sagt Jens Liebenthron. Die HR-Verantwortlichen haben dadurch mehr Zeit und widmen sich in erster Linie der Personalsuche sowie Weiterbildung und -entwicklung der Mitarbeiter.

Wollen Sie mehr zur Digitalisierung Ihrer Betriebsdaten wissen? Lesen Sie unseren Artikel „Sechs Schritte zur digitalen Buchhaltung“.

Weitere Informationen über die implexis GmbH finden Sie unter: www.implexis-solutions.com