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Wie Sie mit Datensicherheit und -kontrolle Geld sparen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist wichtig

Mit Datensicherheit und -kontrolle Geld sparen. Die Digitalisierung von Fertigungs und Verwaltungsprozessen bringt viele Vorteile mit sich, jedoch auch Herausforderungen, wie etwa die Bewältigung rapide ansteigender Datenmengen.

Diese Datenflut zwingt Unternehmen zum Handeln. Fehlt die Kontrolle über die Daten, werden Prozesse unübersichtlicher und wichtige Informationen gehen im Alltagsgeschäft verloren. Selbst wenn interne Abläufe gut durchdacht sind und Verfahrensanweisungen existieren, wird die inkonsequente Umsetzung zum Risiko für jeden Unternehmer und das KOSTET GELD.

Viele Unternehmen unterschätzen die Gefahr, die von solchen wirtschaftskriminellen Handlungen der Mitarbeiter ausgeht. Der Schaden in Deutschland geht weit in die Milliarden. Untreuehandlungen passieren insbesondere dort, wo Zahlungsabflüsse stattfinden: im Einkauf, bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und im Zahlungsverkehr. Was können Unternehmen dagegen tun? Der erste Schritt zu mehr Datensicherheit ist ein Vier-Augen-Prinzip zu integrieren und zu leben. Damit ist es aber noch lange nicht getan.

Digitale Analysen sichern Ihnen Datenkontrolle

Zudem empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer digitalen Datenanalyse. Damit behalten Sie in Ihren Unternehmensbereichen und -prozessen die Kontrolle über Ihre Daten und verbessern Ihre strategische und operative Steuerung. Sie sparen Geld und beugen so auch Missbrauchshandlungen vor. Eine umfangreiche Analyse spielt insbesondere bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, der Kontrolle der Finanzbuchhaltung, der Risikofrüherkennung, der Wirtschaftsberatung, im Controlling sowie der Vorbereitung von Präsentationen für Quartals- und Abschlussberichte oder Bankgespräche eine wichtige Rolle. Wir nutzen ACL Analytics. Im Gegensatz zu Programmen wie Microsoft Excel bietet dieses Tool die Möglichkeit, unterschiedliche Datenformate (PDF, .txt, GoBD-/GDPdU-Daten), die aus Ihren Systemen bereitgestellt werden, parallel zu verwenden und zusammenzufügen, eigene Auswertungen zu entwerfen und entsprechend darzustellen. Außerdem verändert dieses Programm nicht die Ursprungsdatei, sondern erstellt neue Dateien als Arbeitsgrundlage. Die Verwendung eigener Skripte vereinfacht zudem die Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten enorm.

Datensicherheit: Unterstützung bei der Analyse von Massendaten

Die Clostermann & Jasper Partnerschaft unterstützt Sie bei der Analyse von Massendaten und bietet Ihnen unter anderem folgende Leistungen an:

  • Abgleich der Zahlungsflüsse der Bank mit den Debitoren- und Kreditorenstammdaten
  • Prüfung doppelter Bankkontonummern im Lohnbereich sowie auf Scheinmitarbeiter, Minijobber etc.
  • Prüfung der Ausführung der Berechtigungskonzepte Ihres Unternehmens
  • Überprüfen von Freigabegrenzen z.B. für Anweisungen von Zahlungen

Gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Datenanalyse. Wir beraten Sie auch im Hinblick auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), auf die die Finanzverwaltung derzeit bei Betriebsprüfungen vermehrt achtet. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!

Wollen Sie mehr zur Digitalisierung Ihrer Betriebsdaten wissen? Lesen Sie unseren Artikel „Sechs Schritte zur digitalen Buchhaltung“.